Wenn Sie Microsoft Excel verwenden, dauert es nicht lange, bis Sie viele verschiedene Arbeitsmappen mit wichtigen Tabellenkalkulationen haben. Was passiert, wenn Sie diese Arbeitsmappen miteinander kombinieren müssen, damit sich alle Blätter am selben Ort befinden?
Excel kann manchmal eine Herausforderung sein, weil es so leistungsfähig ist. Sie wissen, dass das, was Sie tun möchten, möglich ist, aber Sie wissen vielleicht nicht, wie Sie es erreichen können. In diesem Lernprogramm zeige ich Ihnen verschiedene Techniken, mit denen Sie Excel-Tabellenblätter zusammenführen können.
Wenn Sie mehrere Tabellenkalkulationen zusammenführen möchten, müssen Sie die Daten nicht von Hand aus den einzelnen Blättern kopieren und einfügen. Es gibt viele Abkürzungen, die Sie verwenden können, um beim Zusammenführen von Arbeitsmappen Zeit zu sparen, und ich zeige Ihnen, welche davon für die jeweilige Situation geeignet sind.
1. Verschieben und Kopieren von Blättern (einfachste Methode)
Die einfachste Methode zum Zusammenführen von Excel-Arbeitsblättern besteht darin, einfach das gesamte Blatt zu nehmen und es von einer Arbeitsmappe in die andere zu kopieren.
Öffnen Sie dazu zunächst beide Excel-Arbeitsmappen. Wechseln Sie dann zu der Arbeitsmappe, aus der Sie mehrere Blätter kopieren möchten.
Halten Sie nun die Strg-Taste (bzw. die Befehlstaste auf dem Mac) auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie auf alle Blätter, die Sie in eine separate Arbeitsmappe kopieren möchten. Sie werden feststellen, dass die Registerkarten dabei hervorgehoben werden.
Klicken Sie nun einfach mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Menü Verschieben oder Kopieren.
Im Pop-up-Fenster Verschieben oder Kopieren müssen Sie zunächst die Arbeitsmappe auswählen, in die Sie die Blätter verschieben möchten. Wählen Sie den Namen der Datei aus der Dropdown-Liste “Nach Buch”.
Sie können auch wählen, wo die Blätter in der neuen Arbeitsmappe in der Reihenfolge eingefügt werden. Das Menü Vor dem Blatt steuert, an welcher Stelle in der Arbeitsmappe die Blätter eingefügt werden. Sie können jederzeit die Option (an das Ende verschieben) wählen und die Reihenfolge der Blätter später nach Bedarf ändern.
Schließlich können Sie optional das Kästchen Kopie erstellen ankreuzen, wodurch die Blätter dupliziert werden und eine separate Kopie in der Arbeitsmappe erstellt wird, in die Sie die Blätter verschieben. Sobald Sie auf OK klicken, sehen Sie, dass sich die kopierten Blätter in der kombinierten Arbeitsmappe befinden.
Dieser Ansatz hat ein paar Nachteile. Wenn Sie weiterhin mit zwei getrennten Dateien arbeiten, sind diese nicht “synchron”. Wenn Sie Änderungen an der ursprünglichen Arbeitsmappe vornehmen, aus der Sie die Blätter kopiert haben, werden diese nicht automatisch in der kombinierten Arbeitsmappe aktualisiert.
2. Vorbereitung auf die Verwendung der Tools zum Abrufen und Transformieren von Daten zum Kombinieren von Tabellenblättern
Excel verfügt über ein unglaublich leistungsfähiges Set von Tools, die oft als PowerQuery bezeichnet werden. Ab Excel 2016 wurde dieses Feature-Set in Get & Transform Data umbenannt.
Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine Reihe von Tools, mit denen Sie Daten aus anderen Arbeitsmappen zusammenführen und in einer Arbeitsmappe konsolidieren können.
Außerdem gibt es diese Funktion nur in Excel für Windows. Sie finden sie nicht in den Mac-Versionen oder in der Webbrowser-Edition von Microsofts Anwendung.
Bevor Sie beginnen: Prüfen Sie die Daten
Der wichtigste Teil dieses Prozesses ist die Überprüfung Ihrer Daten, bevor Sie mit der Kombination beginnen. Die Dateien müssen die gleiche Datenstruktur mit den gleichen Spalten aufweisen. Sie können nicht einfach ein vierspaltiges und ein fünfspaltiges Arbeitsblatt kombinieren, da Excel nicht weiß, wo es die Daten einordnen soll.
Oft müssen Sie Tabellenkalkulationen kombinieren, wenn Sie Daten aus Systemen herunterladen. In diesem Fall ist es viel einfacher, dafür zu sorgen, dass das System, von dem Sie Daten herunterladen, so konfiguriert ist, dass es jedes Mal Daten in denselben Spalten herunterlädt.
Bevor ich Daten von einem Dienst wie Google Analytics herunterlade, vergewissere ich mich immer, dass ich jedes Mal das gleiche Berichtsformat herunterlade. Dadurch wird sichergestellt, dass ich mehrere Tabellenkalkulationen problemlos bearbeiten und kombinieren kann.
Unabhängig davon, ob Sie Daten aus einem System wie Google Analytics, MailChimp oder einem ERP-System wie SAP oder Oracle abrufen, das große Unternehmen versorgt, können Sie am besten Zeit sparen, wenn Sie sicherstellen, dass Sie die Daten in einem einheitlichen Format herunterladen.
Nachdem wir nun unsere Daten überprüft haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man Excel-Tabellen kombiniert.